Si fabricas bajo pedido, tienes un número en la cabeza. Doce tartas al día. Cuarenta raciones de catering un sábado. Sesenta ramos en San Valentín. No es una preferencia — es el número de manos, hornos y horas que realmente tienes.
Así que encuentras una app que limita pedidos por día, la pones en doce, y en un mes estás otra vez cogiendo pedidos por teléfono.
Aquí está el motivo.
Dos días distintos
Cuando un cliente pide una tarta el lunes para recogerla el viernes, ese pedido lleva dos fechas. El lunes, cuando se hizo. El viernes, cuando tiene que existir.
Casi todas las herramientas de límites cuentan el lunes. Es el día correcto si tu restricción es cuántos pedidos quieres gestionar hoy — una tienda recuperando un retraso, o alguien que trabaja solo y no quiere cincuenta notificaciones en una mañana.
Pero si tu restricción es tu cocina, el lunes no te dice nada. El viernes es el día con el techo. Y cuando llega el viernes, los pedidos se aceptaron días antes, de uno en uno, en días que parecían todos tranquilos.
Acabas con lo peor de ambos. El lunes pinta bien, así que nada frena los pedidos. El viernes está sobrevendido, y te enteras el jueves por la noche.
Cómo es esa semana en realidad
Toma una panadería con un techo de doce tartas decoradas al día, y un límite puesto en doce por fecha de pedido.
| Día en que llegan | Pedidos aceptados | Para el viernes | Total real del viernes |
|---|---|---|---|
| Lunes | 4 | 3 | 3 |
| Martes | 5 | 4 | 7 |
| Miércoles | 3 | 3 | 10 |
| Jueves | 6 | 5 | 15 |
Ningún día rompió el límite de doce. Cada jornada parecía cómoda. El viernes va tres tartas por encima, y nada en la tienda se dio cuenta, porque nada en la tienda estaba contando el viernes.
Esta es la forma del problema, y por eso el consejo de «pon un límite diario» no ayuda. El límite estaba activo. Solo apuntaba al día equivocado.
La fase de la hoja de cálculo
La mayoría de los comerciantes con los que hablamos lo ha resuelto igual, y siempre es alguna versión de la hoja de cálculo.
Una pestaña por semana. Una fila por día de producción. Un número que actualizas a mano cada vez que entra un pedido, normalmente por la noche, normalmente de memoria. Funciona, en el sentido en que funciona algo que exige que tú personalmente aciertes cada día.
El fallo no es que la hoja se equivoque. Es que la tienda no sabe nada de ella. La hoja dice que el viernes está lleno; la web sigue vendiendo el viernes. Así que añades una nota en la ficha de producto — «los pedidos del viernes pueden estar limitados, te contactaremos» — y ya estás devolviendo dinero y disculpándote por algo que ya sabías.
O tomas el otro camino, que es dejar de vender esos artículos online. Es decir: la restricción te ha costado el canal.
Cuenta el día en que se hace el trabajo
El arreglo no es una hoja mejor. Es contar la otra fecha.
Si «doce al día» significa doce para el día en que se recoge, todo cuadra. Un pedido hecho el lunes para el viernes cuenta sobre el viernes. Un pedido hecho el jueves por la noche para el viernes cuenta sobre ese mismo viernes — y si es el decimotercero, no pasa.
El número de tu cabeza y el número que la tienda aplica se vuelven el mismo número. Nadie tiene que acordarse de actualizar nada.
Esto es lo que ahora hace OrderRules. En el plan Advanced, con las fechas de entrega activadas, el límite diario de cualquier producto puede contar sobre la fecha de entrega que elige el cliente en vez de la fecha del pedido. Es un ajuste en el producto: Contar los límites diarios por — fecha de pedido o fecha de entrega.
| Fecha de pedido | Fecha de entrega | |
|---|---|---|
| Qué protege | Tu tiempo hoy | La producción de un día |
| Cuenta | El día en que llega el pedido | El día en que el pedido vence |
| Buena para | Retrasos, lanzamientos, frenar | Bajo pedido, días de prep, rutas |
| El viernes de la tabla | No se dispara | Se detiene en doce |
Cuatro detalles que importan más de lo que parecen
Las variantes cuentan por separado. Una tarta mediana y una grande no son el mismo trabajo, y un solo número para ambas no es mejor que ninguno. Pon diez medianas y catorce grandes en el mismo producto y cada una se topea por su cuenta. Las variantes sin límite propio recaen en el del producto.
Recogida y entrega comparten la capacidad. Diez es diez. Da igual si el cliente recoge o pide envío — al horno le da igual, así que al tope también. Si ofreces recogida en tienda junto con la entrega, esto suele ser lo que quieres: un techo compartido es el que se corresponde con la cocina.
Los clientes se detienen en el calendario, no en el checkout. Cuando alguien elige una fecha, ve cuántos huecos quedan. Una fecha que no puede acoger su carrito simplemente no es seleccionable. Rechazar a alguien en el checkout, después de que haya elegido y se haya comprometido, es una peor experiencia que no ofrecer la fecha — y es una venta perdida donde un empujón hacia el sábado podría no haberlo sido.
Las cancelaciones devuelven el hueco. Si se cancela un pedido del viernes, el viernes puede aceptar otro. Obvio, y merece decirse, porque una capacidad que solo decrece es una fuga lenta que acaba con un día lleno que no lo está.
Qué número poner
La tentación es ponerlo en tu máximo teórico. Resiste, por dos razones.
La primera es que tu máximo supone un día en el que nada va mal — ninguna baja, ningún horno averiado, ninguna tarta de boda que tarde el doble de lo presupuestado. Un tope en el máximo es un tope correcto solo los días buenos.
La segunda es la ventana de concurrencia descrita al final de este artículo. En una fecha topeada en seis, un hueco de margen te cuesta una venta y elimina el único escenario en que el tope puede superarse. En una fecha topeada en sesenta, es ruido. Cuanto menor el número, más vale el margen.
Un punto de partida práctico: ponlo algo por debajo del número que dirías en voz alta, déjalo dos semanas y mira qué fechas se llenaron de verdad. Subir un tope que resultó conservador es un problema agradable. Bajarlo después de un sábado malo, no.
Otras formas de la misma restricción
Las tartas son el ejemplo más claro, no el único.
- Los caterings tienen un sábado que aguanta un número fijo de eventos, sin importar cuándo se reservaron — ver Shopify para catering y eventos.
- Las floristerías tienen San Valentín y el Día de la Madre, donde el techo lo fijan manos y tallos semanas antes de que lleguen los pedidos.
- Quienes fabrican bajo pedido y en lotes pequeños venden capacidad en vez de stock, que es una disciplina propia — tratada en plazos y topes de producción bajo pedido.
- Los restaurantes que aceptan pedidos anticipados tienen un servicio de comidas con un número, y recogida y entrega tiran de él.
- Muebles y productos voluminosos tienen equipos en vez de hornos, y el tope va en realidad de cuántas paradas puede hacer una furgoneta — ver Shopify para marcas de muebles.
Si tu restricción es por franja y no por día — una ventana de 10:00 a 12:00 que aguanta cuatro entregas — ese es otro ajuste: los límites de capacidad de entrega topean cada fecha y cada franja en la regla de disponibilidad en vez de en el producto. Los dos funcionan juntos, y muchas tiendas necesitan ambos.
Cómo encaja con el plazo y la hora de corte
Los límites por fecha de entrega responden a cuántos. Dos ajustes vecinos responden a qué días son ofrecibles, y se ejecutan antes que el tope.
El plazo de preparación quita las fechas demasiado próximas. Si una tarta decorada necesita tres días, el viernes deja de ser seleccionable ya el miércoles, por mucha capacidad que quede. Ponlo según tu tiempo real de producción, no el mejor caso.
La hora de corte decide dónde acaba hoy. Si tu lista de producción se cierra a las 14:00, un pedido a las 14:15 para mañana es en realidad un pedido para pasado mañana — una hora de corte de pedidos lo hace explícito en vez de dejarlo a quien lea la lista.
El orden de operaciones merece conocerse: plazo y hora de corte deciden qué fechas se muestran, y el tope por fecha de entrega decide cuántas puede aceptar cada una todavía. Una fecha puede desaparecer del calendario por cualquiera de los dos motivos, y el mensaje que ve el cliente cambia en consecuencia.
Si además muestras una fecha estimada de entrega en las fichas de producto, esa estimación es la visualización de la misma aritmética de plazos — dice al cliente cuándo caería una fecha, mientras estos topes deciden si esa fecha sigue abierta.
Cuándo quieres de verdad la fecha de pedido
Digámoslo claro: contar por fecha de entrega no es la mejor opción, es la otra opción.
Si tu límite describe cuántos pedidos quieres aceptar — frenar cuando vas corto de personal, topear un lanzamiento, mantener manejable el volumen de un producto nuevo — la fecha de pedido es la base correcta y siempre lo fue. Es un límite de ritmo sobre el trabajo entrante, y el trabajo entrante llega el día que llega. Los límites diarios de pedidos contados por fecha de pedido son la herramienta adecuada ahí.
La pregunta es: ¿qué protege el número? Si protege tu tiempo hoy, cuenta la fecha de pedido. Si protege la producción de un día, cuenta la fecha de entrega.
Los límites semanales y mensuales siguen contando por fecha de pedido en ambos casos. Solo el diario cambia, porque «esta semana» es un periodo, mientras «el viernes» es un día concreto con una cocina concreta dentro.
Cómo configurarlo
Si ya tienes las fechas de entrega activadas, es cosa de un minuto:
- Abre un producto en Productos
- En Contar los límites diarios por, elige Fecha de entrega
- Fija la cantidad diaria — en el producto, o por variante
- Guarda
Selecciona varios productos antes y se aplica a todos. También viaja en la exportación e importación CSV, así que un catálogo entero se puede configurar de una pasada.
La tabla de Productos muestra después tu próxima fecha más restringida para cada artículo topeado — vie 14 nov · 9/10 — en vez de un porcentaje de uso, porque un porcentaje no significaría nada. El uso aquí es una serie, no un número: una cifra por cada fecha próxima. Un producto puede estar al cero por ciento hoy mientras el sábado que viene no le queda nada.
El límite honesto
Una cosa que esto no hace, y preferimos decirla a que la descubras.
Dos clientes que finalizan en el mismo segundo, para la misma fecha, con un hueco libre, pueden pasar los dos. La validación en el checkout lee una instantánea de lo reservado, y no puede bloquear como hace el stock. En la práctica requiere checkouts casi simultáneos en una fecha con su último hueco, así que es raro — pero no imposible, y una app que afirme lo contrario está afirmando algo que la plataforma no ofrece.
También por eso el consejo del margen de arriba merece seguirse en topes pequeños. Es una forma barata de eliminar el único caso en que el número puede superarse.
Lo que sí hace es convertir la tienda y tu plan de producción en la misma cosa, sin que mantengas las dos. Para la mayoría de los días, la mayoría de las semanas, esa es la diferencia entre vender online y no venderlo.
Por dónde seguir
- Límites por fecha de entrega — la documentación de configuración, con variantes, CSV y cancelaciones
- Empezar con las fechas de entrega — necesario antes de que aparezca el ajuste
- Límites por producto — el límite diario cuya base cambia esto
- Límites de capacidad de entrega — topes por fecha y por franja en la regla de disponibilidad
Los límites por fecha de entrega están en el plan Advanced y requieren fechas de entrega activadas. Ver la documentación →